No meu primeiro ano de acolhimento, o meu "sistema de contabilidade" era uma pasta de capturas de ecrã e uma vaga sensação de que as coisas iam bem. Provavelmente iam. Mas quando chegou a hora de perceber de facto quanto cada alojamento rendia, depois da limpeza, depois das comissões, depois do novo colchão e do canalizador e da reposição dos produtos de higiene, eu não tinha resposta nenhuma. Conseguia dizer-lhe os meus recebimentos. Não conseguia dizer-lhe o meu lucro. São números muito diferentes, e o fosso entre eles é onde muitos anfitriões perdem dinheiro em silêncio.
Gerir doze villas em Azeitão para uma empresa de concierge obrigou-me a resolver isto depressa. Com alojamento local àquela escala, "parece que está a correr bem" não é uma estratégia. Doze alojamentos significavam doze fluxos de receita e doze fluxos de despesa, e sem um sistema eu não teria ideia de quais villas valiam de facto o esforço e quais estavam apenas ocupadas. Aprender a fazer um registo de receitas e despesas do Airbnb como deve ser, ao longo daquelas villas e mais tarde através dos apartamentos que aluguei no Qatar durante o Mundial e dos que giro hoje em Casablanca, mudou a forma como tomo cada decisão.
Eis o que registo, como, e porque compensa muito para além da época dos impostos.
Recebimento não é lucro
Esta é a armadilha, por isso vamos nomeá-la primeiro. O número que o Airbnb deposita na sua conta é receita, não ganho. Quando uma reserva chega de facto ao seu bolso, já passou normalmente por:
- Comissões de serviço da plataforma
- Custos de limpeza da mudança
- Reposição de consumíveis (café, produtos de higiene, papel)
- Uma fatia dos seus custos fixos mensais (utilidades, internet, subscrições)
- O gotejar lento da manutenção e das substituições
Uma villa que parece uma estrela nos recebimentos pode ser discretamente medíocre no lucro, porque consome limpeza e manutenção mais depressa do que rende. Só vê isso depois de registar os dois lados. Ao longo das doze villas, dois dos meus alojamentos "mais ocupados" revelaram-se os menos lucrativos depois de contabilizar a frequência com que as coisas se avariavam. Nunca teria sabido pelo ecrã dos recebimentos.
O que registar do lado das receitas
O registo de receitas é a metade fácil, mas faça-o por alojamento e por reserva, e não como um grande bolo mensal, ou perde o detalhe que o torna útil.
Para cada reserva registo:
- O alojamento
- Datas de check-in e check-out e noites reservadas
- Valor bruto que o hóspede pagou
- Comissões da plataforma deduzidas
- Recebimento líquido recebido
- O canal (Airbnb, uma reserva direta, outra plataforma)
Este último importa mais do que as pessoas esperam. Quando consegue ver o que cada canal lhe rende de facto depois das suas comissões, pode decidir onde investir a sua energia. As reservas diretas através do meu próprio livro de boas-vindas e experiência de hóspede não tinham comissão de plataforma, por isso com o tempo trabalhei para transformar hóspedes satisfeitos em reservas diretas recorrentes, e para preencher as lacunas através de um canal sem comissão como o Instagram, e o registo é o que me mostrou que esse esforço estava a dar frutos.
O que registar do lado das despesas
Esta é a metade que a maioria dos anfitriões negligencia, e é a metade que o protege na altura dos impostos. Divida as despesas em dois grupos.
Custos recorrentes por alojamento, os ligados a uma casa específica:
- Limpeza e lavandaria por mudança
- Consumíveis repostos entre hóspedes
- Utilidades, internet e quaisquer subscrições específicas do alojamento
- Reparações e manutenção desse alojamento
- Mobiliário e substituições
Custos partilhados do negócio, os que não estão ligados a uma só casa:
- Software e ferramentas de modelos
- Fotografia
- Seguros
- O seu tempo, se quiser uma imagem honesta de se vale a pena geri-lo você mesmo
Registe as despesas à medida que acontecem, e não em pânico no fim do ano. Um recibo fotografado e registado no dia em que é gasto leva dez segundos. O mesmo recibo encontrado no bolso de um casaco oito meses depois, desbotado e meio esquecido, é uma hora de trabalho de detetive e provavelmente uma dedução que vai perder. Com doze villas aprendi a registar na hora, porque a alternativa era um dezembro que nunca quero repetir.
Os números que vale a pena vigiar
Quando as receitas e as despesas vivem no mesmo sítio, alguns números começam a dizer-lhe como o negócio funciona de facto.
- Lucro líquido por alojamento. O verdadeiro: recebimentos menos a fatia completa de custos desse alojamento. Este é o número que lhe diz quais casas merecem mais da sua atenção, e é o valor em que mais me apoio quando estou a gerir vários alojamentos ao mesmo tempo.
- Taxa de ocupação. Noites reservadas contra noites disponíveis. Uma taxa alta a um preço baixo por noite pode render menos do que uma taxa mais baixa a um preço mais forte.
- Custo médio por mudança. Quando este sobe, algo na sua limpeza ou reposição derivou. Uma checklist de limpeza consistente mantém a qualidade e o custo previsíveis.
- Custo por reserva. Despesas totais a dividir pelas reservas, para saber quanto cada hóspede lhe custa de facto receber.
Não precisa de ser contabilista para ler isto. Só precisa de o ter numa única vista, atualizado à medida que avança.
Porque isto importa para além da época dos impostos
Os impostos são a razão óbvia, e é real. Um registo limpo de receitas e despesas dedutíveis significa que você (ou o seu contabilista) não andam a reconstruir um ano de memória, e não paga a mais por ter esquecido metade dos seus custos. Como empresa do Reino Unido a vender e a operar além-fronteiras, a minha própria estrutura tem as suas complicações, e fico grato todos os anos por os números em bruto já estarem em ordem antes de alguém os olhar.
Mas o maior retorno são as decisões. O registo foi o que me permitiu responder às perguntas que de facto fazem crescer um negócio de acolhimento: Em que alojamento devo investir? Vale a pena manter este? Subir o preço por noite ajudou ou apenas baixou a ocupação? O período do Mundial no Qatar foi tão lucrativo como parecia, depois de contar o desgaste extra e os custos de mudança mais altos? Um registo transforma o acolhimento de uma sensação numa coisa que pode conduzir.
Mantenha-o simples o suficiente para o usar mesmo
O melhor sistema de registo é aquele que ainda estará a usar no sexto mês. Vi anfitriões (e a mim próprio, no início) construir folhas de cálculo tão complicadas que atualizá-las se torna uma maçada, e uma maçada acaba saltada. No momento em que a salta, os dados ficam com uma falha, e um registo com falhas mente-lhe.
Por isso mantenho o meu deliberadamente simples: um só sítio, por alojamento, receitas e despesas lado a lado, atualizado pouco e muitas vezes em vez de em sessões heroicas de fim de ano. Uso um registo de receitas e despesas do Airbnb já pronto, que já tem as categorias e a divisão por alojamento dispostas, por isso estou apenas a escrever números, não a construir fórmulas. Como é editável, posso acrescentar uma categoria específica à minha forma de trabalhar sem reconstruir tudo. A ideia é gastar o seu tempo a receber hóspedes, não a manter uma folha de cálculo.
Comece a registar a partir da sua próxima reserva
Não precisa de reconstruir o ano inteiro esta noite. Se está apenas a tornar-se anfitrião, criar este hábito desde a sua primeira reserva é uma das jogadas mais inteligentes que pode fazer. Comece com a sua próxima reserva e a sua próxima despesa, e registe-as no dia em que acontecem. Acrescente o alojamento, o bruto, as comissões, o líquido. Fotografe o próximo recibo e registe-o. Faça isto de forma consistente e em menos de um mês saberá mais sobre o seu negócio do que soube no seu primeiro ano inteiro de acolhimento.
Quando estiver pronto para o fazer como deve ser, comece a partir de um registo de receitas e despesas que pode preencher desde a próxima reserva, e apoie-o com um livro de boas-vindas cuidado e uma rotina de limpeza constante para que os custos que regista se mantenham previsíveis. O lucro que consegue ver é lucro que consegue fazer crescer.
