Pendant ma première année d'accueil, mon "système comptable" était un dossier de captures d'écran et la vague impression que tout se passait bien. C'était probablement le cas. Mais quand il a fallu comprendre réellement ce que chaque logement rapportait, après le ménage, après les commissions, après le nouveau matelas, le plombier et les produits de toilette réapprovisionnés, je n'avais aucune vraie réponse. Je pouvais vous donner mes versements. Je ne pouvais pas vous donner mon bénéfice. Ce sont deux chiffres très différents, et l'écart entre les deux, c'est là que beaucoup d'hôtes perdent discrètement de l'argent.

Gérer douze villas à Azeitão pour une société de conciergerie m'a forcé à corriger ça vite. Avec de l'alojamento local à cette échelle, "ça a l'air d'aller" n'est pas une stratégie. Douze logements, ça voulait dire douze flux de revenus et douze flux de dépenses, et sans système je n'aurais eu aucune idée de quelles villas valaient vraiment l'effort et lesquelles étaient juste occupées. Apprendre à suivre correctement les revenus et dépenses de mon Airbnb, à travers ces villas puis les appartements et villas que j'ai loués au Qatar pendant la Coupe du monde et ceux que je gère aujourd'hui à Casablanca, a changé la façon dont je prends chaque décision.

Voici ce que je suis, comment, et pourquoi ça rapporte bien au-delà de la saison des impôts.

Le versement n'est pas le bénéfice

C'est le piège, alors nommons-le en premier. Le montant qu'Airbnb verse sur votre compte est un chiffre d'affaires, pas un gain. Le temps qu'une réservation atterrisse vraiment dans votre poche, elle est en général passée par :

  • Les commissions de service de la plateforme
  • Le coût du ménage pour la rotation
  • Le réapprovisionnement des consommables (café, produits de toilette, papier)
  • Une part de vos coûts fixes mensuels (charges, internet, abonnements)
  • Le lent goutte-à-goutte de l'entretien et des remplacements

Une villa qui ressemble à une star sur les versements peut tranquillement être médiocre sur le bénéfice, parce qu'elle dévore le ménage et l'entretien plus vite qu'elle ne rapporte. Vous ne le voyez qu'une fois les deux côtés suivis. Sur les douze villas, deux de mes logements "les plus occupés" se sont révélés mes moins rentables, une fois compté à quelle fréquence les choses tombaient en panne. Je ne l'aurais jamais su depuis l'écran des versements.

Quoi noter du côté des revenus

Le suivi des revenus est la moitié facile, mais faites-le par logement et par réservation, pas en un gros bloc mensuel, sinon vous perdez le détail qui le rend utile.

Pour chaque réservation, je note :

  • Le logement
  • Les dates d'arrivée et de départ et le nombre de nuits réservées
  • Le montant brut payé par le voyageur
  • Les commissions prélevées par la plateforme
  • Le versement net reçu
  • Le canal (Airbnb, une réservation directe, une autre plateforme)

Ce dernier point compte plus qu'on ne le pense. Quand vous voyez ce que chaque canal vous rapporte réellement une fois ses commissions déduites, vous pouvez décider où mettre votre énergie. Les réservations directes via mon propre livret d'accueil et l'expérience voyageur ne portaient aucune commission de plateforme, alors au fil du temps j'ai travaillé à transformer des voyageurs satisfaits en réservations directes répétées, et à combler les trous via un canal sans commission comme Instagram. C'est le suivi qui m'a montré que l'effort payait.

Quoi noter du côté des dépenses

C'est la moitié que la plupart des hôtes négligent, et c'est celle qui vous protège au moment des impôts. Séparez les dépenses en deux poches.

Les coûts récurrents par logement, ceux liés à un bien précis :

  • Ménage et linge par rotation
  • Consommables réapprovisionnés entre deux voyageurs
  • Charges, internet et abonnements propres au logement
  • Réparations et entretien de ce logement
  • Mobilier et remplacements

Les coûts d'entreprise partagés, ceux qui ne sont pas liés à un seul logement :

  • Logiciels et outils de modèles
  • Photographie
  • Assurance
  • Votre temps, si vous voulez une image honnête de la rentabilité de gérer vous-même

Notez les dépenses au fur et à mesure, pas dans la panique de fin d'année. Un ticket photographié et enregistré le jour de la dépense prend dix secondes. Le même ticket retrouvé dans une poche de manteau huit mois plus tard, défraîchi et à moitié oublié, c'est une heure de travail d'enquête et probablement une déduction que vous raterez. Avec douze villas, j'ai appris à noter sur le moment, parce que l'alternative était un mois de décembre que je ne veux jamais revivre.

Les chiffres qui valent la peine d'être suivis

Une fois revenus et dépenses réunis au même endroit, quelques chiffres commencent à vous dire comment l'entreprise tourne vraiment.

  • Le bénéfice net par logement. Le vrai, les versements moins la part complète des coûts de ce logement. C'est le chiffre qui vous dit quels logements méritent plus de votre attention, et c'est celui sur lequel je m'appuie le plus quand je gère plusieurs logements à la fois.
  • Le taux d'occupation. Nuits réservées sur nuits disponibles. Un taux élevé à un prix à la nuit bas peut rapporter moins qu'un taux plus faible à un meilleur prix.
  • Le coût moyen par rotation. Quand il grimpe, quelque chose a dérivé dans votre ménage ou votre réapprovisionnement. Une checklist de ménage cohérente garde la qualité et le coût prévisibles.
  • Le coût par réservation. Total des dépenses divisé par le nombre de réservations, pour savoir ce que chaque voyageur vous coûte réellement à accueillir.

Pas besoin d'être comptable pour lire ça. Il vous faut juste ces chiffres dans une seule vue, mise à jour au fil de l'eau.

Pourquoi ça compte au-delà de la saison des impôts

Les impôts sont la raison évidente, et c'en est une vraie. Un relevé propre des revenus et des dépenses déductibles fait que vous (ou votre comptable) ne reconstituez pas une année de mémoire, et que vous ne payez pas trop parce que vous avez oublié la moitié de vos coûts. En tant qu'entreprise britannique qui vend et opère au-delà des frontières, ma propre configuration a ses complications, et je suis reconnaissant chaque année que les chiffres bruts soient déjà en ordre avant que quiconque les regarde.

Mais le vrai gain, ce sont les décisions. Le suivi est ce qui m'a permis de répondre aux questions qui font réellement grandir une activité d'accueil : Dans quel logement devrais-je investir ? Celui-ci vaut-il la peine d'être gardé ? Augmenter le prix à la nuit a-t-il aidé ou juste baissé l'occupation ? La période de la Coupe du monde au Qatar a-t-elle été aussi lucrative qu'elle en avait l'air, une fois comptés l'usure supplémentaire et les coûts de rotation plus élevés ? Un suivi transforme l'accueil d'une impression en une chose que vous pouvez piloter.

Gardez-le assez simple pour l'utiliser vraiment

Le meilleur système de suivi est celui que vous utiliserez encore au sixième mois. J'ai vu des hôtes (et moi-même, au début) bâtir des tableurs si élaborés que les mettre à jour devient une corvée, et une corvée, on la zappe. À l'instant où vous la zappez, les données ont un trou, et un suivi troué vous ment.

Alors je garde le mien volontairement simple : un seul endroit, par logement, revenus et dépenses côte à côte, mis à jour un peu et souvent plutôt qu'en sessions héroïques de fin d'année. J'utilise un suivi des revenus et des dépenses Airbnb prêt à l'emploi qui a déjà les catégories et la ventilation par logement, donc je ne fais que taper des chiffres, pas construire des formules. Comme il est modifiable, je peux ajouter une catégorie propre à ma façon de travailler sans tout reconstruire. L'objectif, c'est de passer votre temps à accueillir, pas à entretenir un tableur.

Commencez le suivi dès votre prochaine réservation

Vous n'avez pas besoin de reconstituer toute votre année ce soir. Si vous êtes seulement en train de devenir hôte, prendre cette habitude dès votre toute première réservation est l'un des choix les plus malins que vous puissiez faire. Commencez par votre toute prochaine réservation et votre toute prochaine dépense, et notez-les le jour où elles arrivent. Ajoutez le logement, le brut, les commissions, le net. Photographiez le prochain ticket et enregistrez-le. Faites ça de façon régulière et en un mois vous en saurez plus sur votre activité que pendant toute votre première année d'accueil.

Quand vous serez prêt à le faire correctement, partez d'un suivi des revenus et des dépenses que vous pouvez remplir dès votre prochaine réservation, et appuyez-le sur un livret d'accueil clair et une routine de ménage régulière, pour que les coûts que vous suivez restent prévisibles. Un bénéfice que vous voyez est un bénéfice que vous pouvez faire grandir.