Come tenere traccia di entrate e uscite del tuo Airbnb

Per il mio primo anno da host, il mio "sistema contabile" era una cartella di screenshot e la vaga sensazione che le cose andassero bene. Probabilmente era così. Ma quando è arrivato il momento di capire davvero quanto guadagnava ogni alloggio, al netto delle pulizie, delle commissioni, del nuovo materasso, dell'idraulico e dei prodotti da bagno riforniti, non avevo una risposta vera. Potevo dirti i miei incassi. Non potevo dirti il mio profitto. Sono due numeri molto diversi, e nel divario tra loro è dove parecchi host perdono soldi in silenzio.

Gestire dodici ville ad Azeitão per una società di concierge mi ha costretto a sistemare la cosa in fretta. Con l'alojamento local a quella scala, "mi sembra che vada bene" non è una strategia. Dodici alloggi significavano dodici flussi di entrate e dodici flussi di uscite, e senza un sistema non avrei avuto idea di quali ville valessero davvero lo sforzo e quali fossero solo affollate. Imparare a tracciare per bene entrate e uscite di un Airbnb, su quelle ville e poi attraverso gli appartamenti che ho affittato in Qatar durante i Mondiali e quelli che gestisco oggi a Casablanca, ha cambiato il modo in cui prendo ogni decisione.

Ecco cosa traccio, come, e perché ripaga ben oltre la stagione delle tasse.

L'incasso non è il profitto

Questa è la trappola, quindi nominiamola subito. Il numero che Airbnb versa sul tuo conto è ricavo, non guadagno. Quando una prenotazione finisce davvero nelle tue tasche, di solito è già passata attraverso:

• Le commissioni di servizio della piattaforma
• I costi di pulizia del cambio ospite
• Il rifornimento dei consumabili (caffè, prodotti da bagno, carta)
• Una quota dei tuoi costi fissi mensili (utenze, internet, abbonamenti)
• Il lento stillicidio di manutenzione e sostituzioni

Una villa che sembra una stella sugli incassi può essere in sordina mediocre sul profitto, perché divora pulizie e manutenzione più in fretta di quanto guadagni. Lo vedi solo quando tracci entrambi i lati. Su dodici ville, due dei miei alloggi "più impegnati" si sono rivelati i meno redditizi una volta conteggiato quanto spesso si rompeva qualcosa. Non l'avrei mai saputo dalla schermata degli incassi.

Cosa registrare sul lato entrate

Tracciare le entrate è la metà facile, ma fallo per alloggio e per prenotazione, non come un'unica grande cifra mensile, altrimenti perdi il dettaglio che la rende utile.

Per ogni prenotazione registro:

• L'alloggio
• Date di check-in e check-out e notti prenotate
• Importo lordo pagato dall'ospite
• Commissioni della piattaforma trattenute
• Incasso netto ricevuto
• Il canale (Airbnb, una prenotazione diretta, un'altra piattaforma)

Quest'ultimo conta più di quanto la gente si aspetti. Quando puoi vedere quanto ti rende davvero ogni canale al netto delle sue commissioni, puoi decidere dove spingere le tue energie. Le prenotazioni dirette tramite il mio libro di benvenuto e l'esperienza dell'ospite non avevano commissioni di piattaforma, quindi col tempo ho lavorato per trasformare gli ospiti soddisfatti in prenotazioni dirette ricorrenti, e per riempire i vuoti attraverso un canale senza commissioni come Instagram, ed è il registro che mi ha mostrato che lo sforzo stava ripagando.

Cosa registrare sul lato uscite

Questa è la metà che la maggior parte degli host trascura, ed è la metà che ti protegge a fine anno. Dividi le uscite in due secchielli.

Costi ricorrenti per alloggio, quelli legati a una casa specifica:

• Pulizia e lavanderia per ogni cambio
• Consumabili riforniti tra un ospite e l'altro
• Utenze, internet e qualsiasi abbonamento specifico dell'alloggio
• Riparazioni e manutenzione di quell'alloggio
• Arredi e sostituzioni

Costi condivisi dell'attività, quelli non legati a una sola casa:

• Software e strumenti di modelli
• Fotografia
• Assicurazione
• Il tuo tempo, se vuoi un quadro onesto di se gestirlo da solo ne valga la pena

Registra le uscite mentre accadono, non nel panico di fine anno. Uno scontrino fotografato e registrato il giorno in cui lo spendi richiede dieci secondi. Lo stesso scontrino ritrovato in una tasca otto mesi dopo, sbiadito e ricordato a metà, è un'ora di lavoro investigativo e probabilmente una detrazione che ti sfuggirà. Con dodici ville ho imparato a registrare sul posto, perché l'alternativa era un dicembre che non voglio ripetere mai più.

I numeri che vale la pena tenere d'occhio

Una volta che entrate e uscite vivono nello stesso posto, alcune cifre iniziano a raccontarti come funziona davvero l'attività.

• Profitto netto per alloggio. Quello vero, gli incassi meno la quota completa di costi di quell'alloggio. È il numero che ti dice quali case meritano più attenzione, ed è la cifra su cui mi appoggio di più quando gestisco più alloggi contemporaneamente.
• Tasso di occupazione. Notti prenotate rispetto alle notti disponibili. Un tasso alto a un prezzo per notte basso può rendere meno di un tasso più basso a un prezzo più forte.
• Costo medio per cambio ospite. Quando questo sale, qualcosa nella pulizia o nel rifornimento è scivolato. Una checklist di pulizia coerente tiene prevedibili sia la qualità sia il costo.
• Costo per prenotazione. Uscite totali divise per le prenotazioni, così sai quanto ti costa davvero ospitare ogni ospite.

Non devi essere un commercialista per leggere questi numeri. Ti serve solo averli in un'unica vista, aggiornata man mano.

Perché conta oltre la stagione delle tasse

Le tasse sono il motivo ovvio, ed è reale. Un registro pulito di entrate e uscite deducibili significa che tu (o il tuo commercialista) non state ricostruendo un anno a memoria, e non paghi più del dovuto perché hai dimenticato metà dei costi. Come società britannica che vende e opera oltre confine, la mia configurazione ha le sue complicazioni, e ogni anno sono grato che i numeri grezzi siano già in ordine prima che qualcuno ci metta gli occhi.

Ma il guadagno più grande sono le decisioni. È il tracciamento che mi ha permesso di rispondere alle domande che fanno davvero crescere un'attività di hosting: in quale alloggio dovrei investire? Vale la pena tenere questo? Alzare il prezzo per notte ha aiutato o ha solo abbassato l'occupazione? Il periodo dei Mondiali in Qatar è stato redditizio quanto sembrava, una volta conteggiati l'usura extra e i maggiori costi di cambio? Un registro trasforma l'hosting da sensazione in qualcosa che puoi governare.

Tienilo abbastanza semplice da usarlo davvero

Il miglior sistema di tracciamento è quello che userai ancora al sesto mese. Ho visto host (e io stesso, agli inizi) costruire fogli di calcolo elaborati così complicati che aggiornarli diventa una scocciatura, e una scocciatura si salta. Nel momento in cui la salti, i dati hanno un buco, e un registro con i buchi ti mente.

Quindi tengo il mio deliberatamente semplice: un solo posto, per alloggio, entrate e uscite affiancate, aggiornato poco e spesso anziché in eroiche sessioni di fine anno. Uso un registro di entrate e uscite per Airbnb già pronto che ha già le categorie e la suddivisione per alloggio impostate, così mi limito a inserire i numeri, non a costruire formule. Essendo modificabile, posso aggiungere una categoria specifica al mio modo di lavorare senza ricostruire tutto. Il punto è passare il tempo a fare l'host, non a manutenere un foglio di calcolo.

Inizia a tracciare dalla tua prossima prenotazione

Non devi ricostruire tutto il tuo anno stanotte. Se stai appena diventando host, costruire questa abitudine fin dalla tua primissima prenotazione è una delle mosse più intelligenti che tu possa fare. Comincia dalla tua prossimissima prenotazione e dalla tua prossimissima uscita, e registrale il giorno in cui accadono. Aggiungi l'alloggio, il lordo, le commissioni, il netto. Fotografa il prossimo scontrino e registralo. Fallo con costanza e in un mese saprai sulla tua attività più di quanto sapessi in tutto il tuo primo anno da host.

Quando sei pronto a farlo per bene, parti da un registro di entrate e uscite che puoi compilare dalla tua prossima prenotazione, e sostienilo con un libro di benvenuto curato e una routine di pulizia costante così i costi che tracci restano prevedibili. Il profitto che vedi è profitto che puoi far crescere.