Todos os livros de boas-vindas que uso hoje são feitos no Canva. Os das minhas doze villas em Azeitão, na época em que geria alojamento local perto de Lisboa, os dos meus apartamentos no Qatar durante o Mundial, e os dos apartamentos que giro hoje em Casablanca. Não porque sou designer (não sou), mas porque é a ferramenta que me permite criar um livro com ar profissional, alterá-lo em cinco minutos quando uma palavra-passe de Wi-Fi muda, e fazer tudo isto com uma conta gratuita.
Neste guia, mostro-lhe como criar o seu livro de boas-vindas no Canva de A a Z: o formato a escolher, as páginas a prever, a paginação, a versão digital e a exportação em PDF. Quer alugue um estúdio no Airbnb, quer gira uma guesthouse, um turismo rural ou vários alojamentos locais, o método é o mesmo.
Porquê o Canva para criar um livro de boas-vindas
Comecei, como muita gente, com um documento Word. Fazia o trabalho, mas parecia um formulário administrativo, e um livro desajeitado mina discretamente um anúncio que, de resto, é lindíssimo. O Canva resolveu o problema por três razões:
- É grátis. Tudo o que precisa para um livro de boas-vindas (páginas, fotografias, tipos de letra, exportação em PDF) está incluído na conta gratuita. Não precisa da versão Pro.
- É editável em minutos. O café que recomenda fecha, o código da caixa de chaves muda, instala uma placa de indução nova: abre o seu design, corrige, reexporta. Um livro de boas-vindas é um documento vivo, e o Canva foi feito para isso.
- O resultado tem ar profissional. Paginação limpa, fotografias bem enquadradas, tipos de letra coerentes. Os seus hóspedes também julgam a qualidade do seu acolhimento por estes detalhes.
Se ainda se pergunta o que um livro de boas-vindas deve conter no fundo (e o que é melhor deixar de fora), escrevi um guia completo do livro de boas-vindas Airbnb que cobre o conteúdo em detalhe. Aqui, concentramo-nos na construção dentro do Canva.
Antes de abrir o Canva: reúna o seu conteúdo
O erro clássico é abrir o Canva primeiro e pensar depois. Vai passar duas horas a arrastar blocos meio vazios. Faça o contrário: prepare o conteúdo num documento simples e depois pagine-o. Esta é a lista que uso para cada alojamento:
- O nome e a palavra-passe do Wi-Fi (e onde está o router).
- As horas de check-in e check-out, e as instruções de partida.
- O acesso: estacionamento, código do prédio, andar, caixa de chaves.
- O funcionamento do essencial: aquecimento, ar condicionado, água quente, placa, máquina de café, máquina de lavar.
- As suas regras da casa, ditas com simpatia.
- As suas recomendações locais: três ou quatro moradas honestas, não vinte.
- A segurança: quadro elétrico, torneira de corte da água, extintor, farmácia, números de emergência.
- Uma nota de boas-vindas de duas ou três frases, com as suas próprias palavras.
Com esta matéria pronta, a paginação torna-se uma montagem, não uma criação. Conte com dez a quinze páginas no total.
Passo 1: crie o documento no formato certo
Crie uma conta Canva gratuita se ainda não tem, e depois crie um novo design. Para um livro de boas-vindas, recomendo o formato A4 vertical. É o formato que se imprime em todo o lado sem surpresas, que se lê confortavelmente em PDF no telemóvel, e que cabe numa capa ou num porta-documentos pousado na bancada da cozinha.
O A5 é uma opção se quiser um pequeno livro encadernado, mas complica a impressão em casa. Fique pelo A4 no seu primeiro livro: simples, legível, standard.
Passo 2: estruture as páginas pela ordem da estadia
A melhor ordem não é a das suas rubricas, é a das perguntas do hóspede. No Canva, crie as páginas por esta ordem:
1. Capa: uma boa fotografia do alojamento, o nome do alojamento, "Livro de boas-vindas". 2. Nota de boas-vindas: duas ou três frases calorosas, quem é, como falar consigo. 3. Os primeiros dez minutos: Wi-Fi em grande e em primeiro, chegada, acessos, estacionamento. A página mais lida de todo o livro. 4. O alojamento: uma página para o funcionamento dos equipamentos, uma entrada curta por cada aparelho com personalidade própria. 5. As regras da casa: ditas uma vez, com simpatia. 6. As suas moradas: café, restaurantes (um acessível, um para a ocasião), mercearia, farmácia, e a experiência a não perder. 7. Como se deslocar: táxis, transportes, quanto custa uma corrida justa. 8. Segurança: quadro elétrico, corte da água, emergências. A página que esperamos que seja inútil e que, no dia errado, é a mais importante do livro. 9. Partida: hora, instruções, onde deixar as chaves, e um convite para deixar uma avaliação.
Esta estrutura foi afinada em dezenas de alojamentos muito diferentes, das villas de Azeitão aos apartamentos de Casablanca, e aguenta-se em todo o lado. Em cada página, guarde uma regra: se a informação não se encontra em dez segundos, está mal colocada.
Passo 3: a paginação e o design, sem ser designer
É aqui que o Canva faz a diferença, desde que se mantenha sóbrio:
- Dois tipos de letra no máximo. Um para os títulos, um para o texto. O Canva propõe combinações já feitas se hesitar.
- Duas ou três cores no máximo, idealmente tiradas das fotografias do seu alojamento. Um livro elegante em beges e brancos envelhece sempre melhor do que um arco-íris.
- Fotografias reais do seu alojamento. Uma fotografia da máquina de café vale mais do que dez linhas de explicação. Fotografe o router, a caixa de chaves, o quadro elétrico: estas imagens respondem às perguntas antes de elas chegarem.
- Espaço. Os hóspedes folheiam, não estudam. Títulos claros, listas curtas, branco à volta. Uma parede de texto não será lida, por melhor que seja.
Duplique uma página de que goste em vez de recomeçar do zero de cada vez: é a forma mais simples de manter um conjunto coerente.
Passo 4: o livro de boas-vindas digital
O livro impresso vive no alojamento. A versão digital trabalha antes da chegada: é a que envia com a mensagem de confirmação, para que os hóspedes encontrem o prédio, percebam o estacionamento e cheguem já orientados.
Com o Canva, duas opções completam-se:
- O PDF: exporte o livro e junte-o à sua mensagem de chegada. Simples, universal, legível sem ligação à internet.
- O link de partilha: o Canva permite partilhar o design em modo de leitura através de um simples link. A vantagem: o link mostra sempre a última versão, sem reenviar ficheiros.
O meu truque preferido: gere um código QR que aponte para a versão digital e coloque-o na primeira página do livro impresso. Os hóspedes fotografam-no uma vez e levam as suas recomendações pela cidade. Durante o Mundial no Qatar, enviar o livro antes da chegada foi a mudança que mais reduziu o meu volume de mensagens.
Passo 5: a exportação e a impressão
Para a impressão, exporte em PDF Impressão no Canva (qualidade superior, pensada para o papel). Imprima em casa num papel um pouco mais espesso, ou passe por uma gráfica online para um acabamento encadernado se quiser cuidar do objeto. Meta as páginas em bolsas plastificadas se o livro viver numa cozinha: sobrevive a dedos cheios de compota.
Para a versão a enviar, o PDF Padrão chega e dá um ficheiro mais leve.
Partir de um modelo ou começar do zero?
Pode construir tudo o que está acima página a página e, se tiver tempo, é um excelente exercício. Mas se quer o resultado sem gastar um fim de semana, parta de um modelo já estruturado e concentre a sua energia no conteúdo: as suas moradas, o seu tom, as suas fotografias.
É exatamente o que faço hoje: parto de um modelo de livro de boas-vindas em português, totalmente editável numa conta Canva gratuita, com as dezasseis páginas já montadas, e troco as fotografias, os dados do Wi-Fi e as recomendações de cada alojamento. Se recebe hóspedes internacionais, o modelo em cinco idiomas cobre o português, o inglês, o francês, o espanhol e o italiano com a mesma paginação. E para a personalização do modelo dentro do Canva, clique a clique, escrevi um tutorial Canva passo a passo que continua a partir deste guia.
Se está a equipar um alojamento inteiro, o kit completo do anfitrião acrescenta ao livro as ferramentas que acabam sempre por faltar: checklist de limpeza, cartazes imprimíveis e modelos para as redes sociais.
As perguntas que me fazem sobre o Canva e os livros de boas-vindas
O Canva é mesmo grátis para criar um livro de boas-vindas?
Sim. A conta gratuita chega para criar, editar e exportar o seu livro em PDF, e para usar um modelo editável comprado. Alguns elementos gráficos da biblioteca do Canva estão reservados à versão Pro, mas não precisa deles: as suas próprias fotografias fazem melhor o trabalho.
Posso alterar o meu livro mais tarde?
É essa toda a vantagem. O design fica na sua conta Canva: quando algo muda no alojamento, corrige e reexporta o PDF em dois minutos. Releia o livro depois de cada pergunta de hóspede a que ele não soube responder: cada uma dessas perguntas é uma página a melhorar.
Um livro de boas-vindas feito no Canva também serve para uma guesthouse ou um turismo rural?
Sim, a estrutura é a mesma e só mudam alguns acrescentos: horários do pequeno-almoço, serviços oferecidos, regras dos espaços comuns. As perguntas dos hóspedes, essas, quase não mudam de um tipo de alojamento para outro.
O seu livro não precisa de estar perfeito para começar a trabalhar por si. Crie as nove páginas, ponha o Wi-Fi em primeiro, envie o PDF antes de cada chegada, e vai ver a diferença já nas próximas estadias: menos mensagens, hóspedes mais tranquilos, e avaliações que mencionam "estava tudo explicado". É a frase que vende as suas dez reservas seguintes.
